Savotat-järjestelmän käyttöesimerkkejä
Savotat-järjestelmän käyttöesimerkkejä
Jokainen puunkorjuuyritys on ainutlaatuinen
Puunkorjuuyrityksillä on keskeinen rooli suomalaisen metsäteollisuuden puuraaka-aineen toimitusketjussa. Kotimaiset metsäkoneyritykset hankkivat vuosittain kymmeniä miljoonia kuutiometrejä raaka-ainetta metsäteollisuuden tarpeisiin, työllistäen arviolta 5000 – 6000 työntekijää.
Puunkorjuutoiminnassa on paljon tunnusomaisia piirteitä, mutta eri yrityksissä on käytännön tasolla paljonkin eroja. Eri metsäyhtiöillä on käytössä erilaisia urakkataksamalleja. Konemerkeissä on eroja laitetasolla, mutta myös tietojärjestelmien osalta. Isommilla yrityksillä on yleensä suhteessa enemmän resursseja hallintotyöhön, ja yrityksen koko vaikuttaa myös hallintotyön käytäntöihin ja tarpeisiin.
Tällä sivulla on kerrottu muutamia käytännön elämästä poimittuja esimerkkejä, miten erilaisia hallinnon tarpeita on ratkaistu Savotat-järjestelmän avulla.
Tietosuojasyistä ei ole kuitenkaan käytetty yritysten ja henkilöiden todellisia nimiä, vaan ne on korvattu keksityillä henkilöillä ja metsäaiheisilla yritysnimillä; Metsäkone Mäntylä Oy, Veljekset Kuusinen Oy, sekä Koivusen Metsäkone Oy.
Koivusen Metsäkone Oy: Työajanseurannan digitalisointi toi mielenrauhan
Unettomista öistä digitaaliseen tarkkuuteen
Lauri Koivunen, 36-vuotias toisen polven metsäkoneyrittäjä, istuu työhuoneensa ikkunan ääressä ja katselee ulos syksyiseen metsämaisemaan. Koivusen Metsäkone Oy:n kuusi metsäkonetta ovat kaikki työmaillaan noin kahdeksankymmenen kilometrin säteellä. Lauri hymyilee tyytyväisenä – yrityksen arki pyörii nyt sujuvammin kuin koskaan aiemmin.
Vielä vuosi sitten tilanne oli toinen. Lauri kavahtaa aikoja, jolloin saattoi yölläkin putkahtaa mieleen, oliko kaikki työtunnit ja korvaukset varmasti laskettu oikein. Hänen puolisonsa Mervi käytti kuun vaihteessa paljon työaikaa käsin kirjattujen tuntilappujen tulkitsemiseen, ja välillä piti selvitellä kirjauksia ja palkkaerittelyjä työntekijöidenkin kanssa – jopa korjata maksuun laitettuja palkkoja. ”Tiesin, että jotain oli tehtävä ennen kuin tilanne kärjistyisi,” Lauri kertoo. ”Sitten kuulin Savotat-järjestelmästä tutulta yrittäjäkollegalta ja päätin ottaa sen käyttöön.”
Savotat-järjestelmä mullistaa arjen
Koivusella on käytössä Savotat-järjestelmän KoneSavotta- ja NettiSavotta-moduulit. Normaali metsäkoneella tehtävä työ kirjataan KoneSavotalla. Samalla saadaan kerättyä päiväkohtaiset tuotokset työntekijöittäin. Yrityksessä ei ole vielä käytössä kannustepalkkiojärjestelmää, mutta päivittäisiä tuotoksia kuitenkin seurataan sitä silmällä pitäen. Muu kuin metsäkoneella tehty työ tallennetaan NettiSavottaan. Myös vuosilomat, pekkas- ja sairaspäivät voidaan tallentaa, jolloin kaikki palkanlaskentaan tarvittavat tiedot löytyvät samalta raportilta. Kaikki tiedot siirtyvät suoraan Mervin käyttämään PalkkaLastu-palkanlaskentaohjelmaan. Työntekijät saavat selkeät palkkalaskelmat ja viranomaiset tarvitsemansa tiedot tulorekisteri-ilmoitusten kautta.
Nykyään Koivusen Metsäkone Oy:n kaksitoista työntekijää näkevät työtuntinsa ja muut palkanlaskentaperusteet suoraan NettiSavotan kautta – tarvittaessa myös takautuvasti, sillä historiatieto on järjestelmässä tallella niin kauan kuin se halutaan säilyttää. Lauri näkee kunkin työntekijän tunnit vaikka reaaliajassa ja voi tarvittaessa reagoida nopeasti poikkeamiin. Myös Laurin isä Pentti, joka pääasiassa huolehtii koneiden siirroista osa-aikaeläkkeellä ollessaan, on myös pannut merkille uuden käytännön edut. Kuljettajilta on tullut palautetta siitä, että työtunnit on helppo kirjata, ja tuntikertymän näkee ajantasaisesti.
Katse tulevaisuuteen
”Palkanlaskentaan käytetty aika on vähentynyt 70 prosenttia”, Lauri iloitsee. ”Mervin stressitasot on palautuneet, ja työntekijät ovat tyytyväisiä selkeisiin palkkaerittelyihin.” Edes mahdollinen työsuojelutarkastus ei herätä huolta, sillä työaikakirjanpito on aina ajan tasalla. Päivittäiset työajat, ylityökertymät ja niiden yhtäpitävyys palkkalaskelmien kanssa on koska tahansa todennettavissa.
Lauri suunnittelee jo seuraavaa askelta, eli Savotat-järjestelmän leimikkoseurantamoduulin käyttöönottoa. ”Haluamme rakentaa kannustepalkkiomallin, joka perustuu oman yrityksen tuottavuustietoihin ja taksarakenteisiin”, hän selittää innostuneena. ”Uskon, että se motivoi työntekijöitämme entistä parempiin suorituksiin, mikä hyödyttää kannustepalkkion muodossa kaikkia.”
Kun Lauri sulkee tietokoneensa illalla, hän tietää nukkuvansa yönsä rauhallisesti. Savotat-järjestelmä on tuonut mielenrauhan niin perheelle kuin koko henkilöstöllekin.
Veljekset Kuusinen Metsäpalvelu Oy: Datan avulla kirkkaampi näkymä tulevaisuuteen
Veljekset näytön äärellä
Antti (45) ja Jukka (48) Kuusinen istuvat toimistonsa neuvottelupöydän ääressä ja tutkivat tietokoneen näytöllä olevia lukemia. Veljekset pyörittävät yhdessä viiden korjuuketjun yritystä, jolla on kaksi urakanantajaa. Kahta eri konemerkkiä edustavat koneet jyskyttävät parhaillaan eri työmailla, ja veljesten ilmeet ovat keskittyneet.
”Muistatko vielä, miten me ennen tuskailimme näistä asioista?” Antti kysyy veljeltään. Jukka nyökkää ja naurahtaa. ”Kyllä muistan. Onneksi ne ajat ovat takanapäin.”
Vain reilu vuosi sitten tilanne oli hyvin erilainen. Veljekset eivät pystyneet kunnolla vertailemaan kahden urakanantajan leimikoiden ja kahden konemerkin välisiä kannattavuuksia. He käyttivät lukemattomia tunteja erilaisten laskelmien tekemiseen, mutta kokonaiskuva jäi epäselväksi. Tämä johti välillä näkemyseroihinkin siitä, mihin suuntaan toimintaa pitäisi kehittää.
”Päätimme ottaa käyttöön Savotat-järjestelmän leimikkoseurantatoiminnot”, Jukka kertoo. ”Integroimme sen konevalmistajien käytönseurantajärjestelmiin, joten saamme nyt tarkkaa dataa suoraan metsäkoneista.”
Systemattinen leimikkoseuranta tuo selvyyttä
Kaikissa koneissa on käytönseuranta käytössä, jolloin mittalaite muodostaa motolla HPR-tiedoston lisäksi lohkokohtaisen MOM-tiedoston. Ajokoneelta muodostuu pelkästään MOM-tiedosto. HPR- ja MOM-tiedostot lähetetään aina lohkon valmistuessa Savotat-järjestelmään. ”Valmistuneet lohkot pyrimme katsomaan läpi mahdollisimman tuoreeltaan, eli käytännössä päivittäin”, Jukka toteaa. ”Kerran kuukaudessa teemme tarkempaa seurantaa tuottavuuden kehityksestä”.
Savotat-järjestelmä laskee asiakaskohtaisen korjuuhinnaston perusteella lohkokohtaisen taksan ja kokonaistilityksen kummankin urakanantajan lohkoille.
Yksittäisten lohkojen kannattavuuksissa on suuria eroja, mutta jo vuoden käyttöhistorian jälkeen näkee ohjelman raporteista hyvin, minkä tyyppiset leimikot ovat keskimäärin kannattavampia, ja minkä tyyppisillä työmailla lohkon kannattavuus on lähes poikkeuksetta heikko. Tämän tiedon perusteella on veljekset ovat antaneet palautetta metsäyhtiöiden ostomiehille, ja hieman on asiaan tullutkin jo parannusta.
Vaikka kahden urakanantajan taksataulukot ovat eri tasolla, tämä ei kuitenkaan määritä ketjun kokonaiskannattavuutta. Asiakaskohtaisista raporteista yrittäjät ovat huomanneet, että yhtiöiden erilainen leimikkorakenne ja sopimuksessa olevat lisät onneksi tasoittavat perushinnaston tasoeroa.
Savotat-järjestelmään on jo nyt kertynyt todella tärkeää tietoa taksaneuvottelujen ja tulevien tarjousten perustaksi. Vaikka puunkorjuuyrityksissä riittää haasteita jatkossakin, antaa Savotat-järjestelmä tärkeää tietoa siitä, mitkä ovat kulloinkin oman yrityksen tärkeimmät kehityskohteet. Jos uusia kannattavuusongelmia ilmestyy, ne huomataan leimikkoseurannan ansiosta nopeasti ja asioihin on mahdollista puuttua heti ja tehdä korjaavia toimenpiteitä.
Kohti tehokkaampaa tulevaisuutta
Nykyään veljesten on helppo vertailla urakanantajien kannattavuutta ja konekotaisia eroja. He pystyvät valitsemaan sopivimmat koneet työmaille ja suunnittelemaan myös investoinnit paremmin. Ja mikä parasta, veljesten väliset näkemyserot ovat vähentyneet merkittävästi.
”Nyt kun päätökset perustuvat dataan eikä tunteeseen, olemme paljon enemmän samaa mieltä asioista”, Antti toteaa tyytyväisenä.
Seuraavaksi veljekset suunnittelevat ottavansa käyttöön Savotat-järjestelmän työajanseurantamoduulin. ”Tällä hetkellä hoidamme työtuntien keräämisen toisen toimittajan järjestelmällä. Se on sinällään toimiva, mutta kahden erillisen järjestelmän käyttö hankaloittaa ja tuo myös lisäkustannuksia”, Jukka toteaa. ”Odotamme innolla, että saamme kaikki tiedot yhteen järjestelmään.”
Kun veljekset sulkevat toimiston oven illalla, he lähtevät kotiin hymyssä suin. Yrityksen tulevaisuus näyttää valoisalta, kiitos Savotat-järjestelmän ja dataan perustuvan päätöksenteon.
Metsäkone Mäntylä Oy: Kasvun avaimet löytyivät digitalisaatiosta
Kasvuyrityksen haasteet
Teuvo (52) ja Liisa (49) Mäntylä seisovat yrityksensä pihalla ja katselevat ylpeinä juuri paikalle tuotua uusinta harvesteriaan. Metsäkone Mäntylä Oy on kasvanut huimaa vauhtia viime vuosina: seitsemän oman metsäkoneen lisäksi heidän työmaillaan työskentelee nyt 12 aliyrittäjien konetta.
”Muistatko, millaista oli silloin, kun tilityksiä tehtiin vielä Excelin varassa?” Teuvo kysyy vaimoltaan. Liisa nyökkää ja naurahtaa. ”Niitä aikoja ei ole ikävä.” Pahimmillaan Liisa pyöritti numeroita iltamyöhällä selvitellessään maksuja ja tilityksiä, ja välillä viiveet ja virheet aiheuttivat kitkaa aliurakoitsijoidenkin kanssa.
Järjestelmillä tilityskäytännöt uudelle tasolle
Ensimmäinen parannus oli, kun tilitysten tekemiseksi otettiin käyttöön TilitysLastu-ohjelma. Se toikin tilitysten tekoon suurta helpotusta ja palveli hyvin niin kauan kuin aliyrittäjiä oli pelkästään Stora Enson työmailla. Aineisto ladattiin XML-muodossa ja tilitykset tehtiin lohkoittain prosenttiperusteisesti yhtiön tilittämästä summasta. Erityistapaukset, kuten WoodForce-kuukausimaksut, pystyi lisäämään tilityslaskelmille käsin. Ohjelmasta sai lohkokohtaiset tulosteet, ja varsinaisen tilitystositteen maksatustietoineen, sekä erillisen koosteraportin kirjanpitoon.
Kun kuvioihin tuli mukaan toinen urakanantaja, he huomasivat nopeasti, että tilityskäytäntöä pitää kehittää, sillä toisen metsäyhtiön järjestelmästä ei saanutkaan tilitysaineistoa digitaalisessa muodossa ja osa tilityksistä tehtiin taas Excel-pohjalta.
”Päätimme ottaa käyttöön Savotat-järjestelmän maksuliikenteen pyörittämiseen”, Liisa kertoo. Savotat-järjestelmällä tilitykset tehdään HPR-tiedostojen perusteella. Vaikka tilitykset on periaatteessa helpointa tehdä TilitysLastun tapaan, sillä ei voi kontrolloida, onko metsäyhtiön tekemä tilitys varmasti oikein – tai ettei yksittäisiä lohkoja jää jossain poikkeustapauksessa jopa kokonaan tilittämättä.
Savotat-järjestelmällä voimme tehdä tilityslaskelman heti leimikon valmistuttua, eikä vasta sitten kun tilitys tulee urakanantajalta. Välillä saattaa nimittäin aliurakoitsijalla olla yllättävä kiireellinen rahantarve, ja meidän on pakko maksaa tilitysennakkoa. Savotat-järjestelmällä voimme tehdä erillisen ennakkomaksutilin, joka sitten tulee vähennettyä seuraavassa varsinaisessa tilityksessä.
Digitalisaatio avaa uusia mahdollisuuksia
Nykyään tilitysten tekoon käytettävä aika on vähentynyt 60 prosenttia, ja virheet maksuissa ovat todella harvinaisia. Aliurakoitsijat ovat tyytyväisempiä kuin koskaan, kiitos nopeiden tilitysten ja lisääntyneen läpinäkyvyyden. ”Kokonaisuus on nyt paljon paremmin hallinnassa ja meillä on toimiva käytäntö, jos aliyrittäjien tai vaikka urakanantajienkin määrä tulevaisuudessa kasvaa”, Liisa toteaa.
”Kun tilitysasiat on nyt saatu hyvälle mallille, niin seuraavaksi aiomme ottaa käyttöön leimikkoseurannan omalle kalustolle, sillä uskon, että toiminnasta löytyy kehittämiskohteita”, Teuvo kertoo innostuneena. ”Saamme koko korjuutoiminnan seurantaan samaan järjestelmään, ja pystymme helpommin päättämään, onko toiminnan laajentuessa järkevää investoida omaan kalustoon, vai ottaako tietylle toiminta-alueelle uusi aliurakoitsija”. ”Se mahdollistaisi entistä tarkemman kokonaiskannattavuuden seurannan”, Liisa selittää.
Ja myös palkanlaskentaperusteiden kerääminen Savotat-järjestelmällä on mielessä. ”Uskomme sen helpottavan entisestään hallinnollista työtaakkaa ja parantavan työntekijöidemme tyytyväisyyttä”, Teuvo toteaa.
Vaikka kaikki nämä kehitystarpeet ovat olleet suunnitteilla jo vuosia sitten, on toisaalta ollut järkevää edetä yksi asia kerrallaan. Kun tärkein asia on saatu ratkaistua ensin, vähentää se heti työkuormaa, jolloin on helpompi keskittyä seuraavaan osa-alueen kehittämiseen ilman stressiä.
Kun Teuvo ja Liisa kävelevät takaisin toimistoon, he tietävät olevansa oikealla tiellä. Digitalisaatio on avannut heille uusia mahdollisuuksia, ja tulevaisuus näyttää valoisalta. Metsäkone Mäntylä Oy on valmis kohtaamaan seuraavat haasteensa ja tekemään myös uusia kasvuloikkia – Savotat-järjestelmä tukenaan.
Kiinnostuitko?
- Näin pääset asiassa eteenpäin
Löysitkö jo sivustolta tuotekokonaisuuden, joka voisi soveltua yrityksellesi?
Todennäköisesti mielessäsi on myös kysymyksiä, sillä kaikkea asiaan liittyvää tietoa ei ole mahdollista esittää sivustolla. Yrityksessäsi voi myös olla erityispiirteitä, jotka poikkeavat muista puunkorjuuyrityksistä.
Savotat on todella monipuolinen järjestelmä, joka sisältää monia sellaisia ominaisuuksia ja mahdollisuuksia joita ei sivustolta käy ilmi. Tämän vuoksi usein on hyvä käydä tarkentavia keskusteluja, jotta voimme tarjota yrityksellesi sopivimman mahdollisen ratkaisun.
Ota meihin yhteyttä, niin voidaan keskustella tarpeistasi ja tarjonnastamme yksityiskohtaisemmin. Keskustelut käydään aina 100%:n luottamuksella. Emme ajattele vain omaa etuamme, vaan haluamme olla yrityksesi pitkäaikainen kumppani, joka tarjoaa yrityksellesi kokonaisuuden kannalta järkevimmät ratkaisut.